○大熊町文書管理規程
平成17年4月26日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受、配布等(第7条―第11条)
第3章 文書の起案、決裁等(第12条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第26条)
第5章 文書の保存、廃棄等(第27条―第39条)
第6章 雑則(第40条・第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、文書の管理について基本的な事項を定めるものとする。
(1) 課 大熊町役場課設置条例(昭和31年大熊町条例第22号)第1条に規定する課及び大熊町行政組織規則(平成元年大熊町規則第2号)第3条に規定する出納室をいう。
(2) 所 大熊町行政組織規則第3章に規定するそれぞれの出先機関をいう。
(3) 課長 課の長をいう。
(4) 所長 所の長をいう。
(5) 本庁機関 課を総称する。
(6) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。
(7) 起案文書 事案の処理について、町の意思を決定するための原案を記載した文書をいう。
(8) 決裁文書 回議又は合議を終了して決裁を受けた起案文書をいう。
(9) 完結文書 施行を必要とする決裁文書で施行が終わったもの、施行を必要としない決裁文書及び回覧により処理を終了する文書で回覧が終わったものをいう。
(10) 保管文書 課長又は所長がそれぞれの課内又は所内において管理している完結文書をいう。
(11) 保存文書 総務課長又は所長が書庫において管理している完結文書をいう。
(12) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置で、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものをいう。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、丁寧に取り扱い、正確かつ迅速に処理し、適切に管理するものとする。
(総務課長の責務)
第4条 総務課長は、課及び所における文書の管理について必要な調査を行い、文書の管理が適正かつ円滑に行われるように課長及び所長を指導するものとする。
(課長及び所長の責務)
第5条 課長及び所長は、それぞれの課又は所における文書の管理が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。
(文書管理主任)
第6条 課長又は所長の文書に関する事務を補佐するため、課又は所に文書管理主任を置く。
2 文書管理主任は、課長又は所長を補佐する者をもって充てる。
3 文書管理主任は、この規程に定めるもののほか、課長又は所長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(3) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
4 文書管理主任が出張、休暇、事故等により不在のときは、文書管理主任があらかじめ課長の承認を受けて指定する者が、その職務を代理するものとする。
5 所長は、課に準じ、文書管理主任を指定して文書に関する事務を行わせることができる。
第2章 文書の収受、配布等
(郵便物等の受領)
第7条 本庁舎に到達した郵便物等は、総務課において、その他の庁舎に到達した郵便物等は当該庁舎内の機関において受領するものとする。この場合において、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、公務に関係があると認められるものに限り、当該料金を納めて受領することができる。
(1) 郵便物等(次号の親展郵便物を除く。)は、開封せずに担当課に配布すること。ただし、担当課が明らかでないものは、担当課を確認するため開封することができる。
(2) 親展郵便物は、開封せずに次により配布すること。
ア 町長、副町長あてのもの 総務課
イ その他のもの 担当課
(1) 書留、内容証明、配達証明及び特別送達の郵便物
(2) 現金、証紙、印紙及び有価証券(以下「現金等」という。)が添えられている郵便物
(文書の収受)
第9条 文書の収受は、当該文書の担当課又は担当所において、次により行うものとする。
(1) 文書(電磁的記録を除く。次号において同じ。)の余白に収受印を押すこと。
(3) 電磁的記録のうち用紙に出力することができる電磁的記録にあっては用紙に出力した後、前2号に定めるところにより収受し、それ以外の電磁的記録にあっては適宜収受年月日、発信者名等の情報を記録すること等により収受すること。
(収受文書の処理)
第10条 前条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)は、次により処理するものとする。
(1) 収受文書に基づく起案を必要としない場合は、速やかに下位の職にある者から順次上位の職にある者に回覧すること。
(2) 収受文書に基づく起案を必要とする場合は、第13条に定めるところにより起案した後、起案文書又は起案文書に添付する関係書類として処理すること。この場合において、起案文書には、定例的又は軽易なものを除き、当該収受文書の収受年月日を表示するものとする。
2 収受文書のうち、異例若しくは特に重要と認められるもの又は事務の性質により直ちに処理することができないものは、先に上司に回覧し、必要に応じて指示を受けてから、前項の規定により処理を行うものとする。
(ファックス文書又は電子メール文書の処理)
第11条 ファクシミリにより送付を受けた文書(以下「ファックス文書」という。)又は電子メールにより送付を受けた文書(以下「電子メール文書」という。)は、その写しによって第9条第1項の収受を行うものとする。
2 前項の規定によるファックス文書又は電子メール文書の収受後にその原本の送付を受けたときは、当該原本については、次により収受の手続きを行うものとする。
(1) 当該原本の余白に収受印を押すこと。
(1) 当該原本は、その事件についてファックス文書又は電子メール文書に基づき処理を行っている旨を朱書きして回覧すること。この場合において、ファックス文書又は電子メール文書に基づく起案を行っているものについては、起案文書を添付するものとする。
(2) ファックス文書又は電子メール文書に係る起案文書(前条第1項第2号後段の規定により収受年月日を表示しているものに限る。)には、そこに表示されたファックス文書又は電子メール文書の収受年月日の上方にかっこ書きで当該原本の収受年月日を表示すること。
(3) ファックス文書又は電子メール文書の写しは、当該原本に替え、廃棄すること。
第3章 文書の起案、決裁等
(文書の作成)
第12条 文書は、文書法規の手引き、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、簡単かつ明りょうな表現を用いて作成するものとする。
(1) 条例、規則、訓令、議案及び告示の起案 法令発議書(第5号様式)を用いて行うこと。
(2) 起案すべき内容が定例的な場合 総務課長の承認を受けて定めた起案簿を用いて行うこと。
(3) 収受した文書に関して応答の処理を行う場合で内容が軽易なとき 付せん用紙(第6号様式)を用いて行うこと又は付せん様式に準じ収受文書の余白に朱書きして起案すること。
(4) 口頭又は電話で事件等を処理する場合 口頭(電話)受理用紙(第7号様式)により処理すること。
(5) その他発議書により難い場合 あらかじめ総務課長の承認を受けて定めた用紙を用いて起案すること。
(取扱種類等の表示)
第14条 親展、電報、速達、書留、内容証明、配達証明、特別送達、配達記録、受取人払い、はがき等特殊な発送を要する場合並びにファクシミリ、電子メール及び電子文書交換システム(文書等を電子的に交換するシステムをいう。以下同じ。)による発送を行う場合には、起案文書にその旨を表示するものとする。
2 秘密を要する場合には、起案文書に朱書きで「秘」と表示するものとする。
(1) 町長の決裁を要するもの「甲」
(2) 課長又は所長限りで処理するもの「乙」
(回議及び合議)
第17条 起案文書には、これに起案年月日を表示し、前条に規定する決裁区分に応じて下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議するものとする。
(1) 同一の課内又は所内の他の係りに関する起案文書 関係係長
(2) 他の課又は他の所に関係する起案文書 関係課長又は関係係長
3 前項の規定による合議の結果、合議先の者が異義を申し出たときは、当該合議先の者と協議して調整するものとする。
4 秘密の取扱い又は緊急を要する事案は、通常の手続きによらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、当該処理を行ったものは、その処理後すみやかに正規の手続きをとらなければならない。
(総務課長への合議)
第18条 次に掲げる事項を起案したときは、総務課長へ合議するものとする。
(1) 条例、規則、訓令、告示及び広告
(2) 賞状、表彰及び感謝状
2 前項の規定にかかわらず、定例的かつ簡易な文書については、あらかじめ総務課長の承認を受けて合議を省略することができる。
(廃案その他の場合の措置)
第19条 起案者は、起案文書が廃案となったとき又はこれに重大な修正を加えたときは、当該起案文書にその旨を朱書きし、回議又は合議をした者に回覧するものとする。
(決裁年月日)
第20条 回議又は合議を終了した起案文書には、決裁年月日を表示するものとする。
(文書の記号及び番号)
第21条 決裁文書で施行を必要とするものには、次により記号及び番号を付するものとする。
(1) 条例、規則及び訓令の記号は、それぞれ「大熊町条例」、「大熊町規則」及び「大熊町訓令」とし、その番号は、総務課長が管理するそれぞれの法令台帳(第8号様式)によること。
(2) 告示及び公告の記号は、それぞれ「大熊町告示」及び「公告」とし、その番号は、総務課長が管理するそれぞれの公布式番号簿(第9号様式)によること。
(3) 指令の番号は、「大熊町総指令」とし、その番号は大熊町指令簿によること。
(4) 往復文の記号は、会計年度(以下「年度」という。)に相当する数字の次に「大熊」の文字及び課名又は所名の約字を加え、かつ、秘に属するものについては「秘」の文字を加えたものとし、その番号は、文書収発簿によること。ただし、軽易な文書については、番号に代えて「号外」とすることができる。
2 前項の場合において、文書収発簿に登載された収受文書に関して応答の処理を行う指令及び往復文の番号には、当該収受文書の文書収発簿による番号を用いることができる。この場合において、往復文の記号に用いる年度に相当する数字は、当該収受文書の収受年度に相当する数字とする。
3 文書の番号(収受文書に付するものを含む。)は、次により起こし、一連番号とする。
(1) 法令台帳又は公布式番号簿による番号は、毎年1月1日に起こすこと。
(2) 文書収発簿による番号は、毎年4月1日に起こすこと。この場合において、当該番号は、その文書による事務が完了するまで同一のものを用いるものとする。
第4章 文書の施行
(文書の浄書及び校合)
第22条 施行を要する決裁文書は、浄書及び校合を行い、これを行った者は決裁文書に証印するものとする。ただし、軽易又は定例的な文書については、当該証印を省略することができる。
(公印の押印)
第23条 発送する文書(書簡を除く。)には、大熊町公印規程(昭和52年大熊町規程第2号)の定めるところにより公印を押すものとする。この場合において、公印を押した者は、決裁文書に証印するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 町の機関あてに発する往復文(重要なもの(諮問、答申、建議、勧告及び課長又は所長が重要であると認める文書をいう。以下同じ。)を除く。)
(2) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文(重要なものを除く。)
(3) 前2号に定めるもの以外のものあてに発する軽易な往復文(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務に関わらないもので、課長又は所長が軽易であると認める文書をいう。)
(電子署名の実施等)
第24条 前条第1項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内情報通信ネットワークを相互に接続した広域的な情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより発送する文書には、公印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
(文書の発送)
第25条 文書又は物品の発送は、各課又は各所において行うこととする。
2 第23条第2項の規定により公印の押印を省略することができる文書及び緊急を要する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
3 文書の発送を終えたときは、決裁文書に施行年月日を表示し、証印するものとする。ただし、軽易又は定例的な文書については、当該証印を省略することができる。
(施行済みの決裁文書の整理)
第26条 第21条の規定により番号が付された決裁文書で施行を終えたものについては、法令台帳、公布式番号簿又は文書収発簿を整理し、その処理経過を明らかにしておくものとする。
2 ファクシミリ又は電子メールにより決裁文書を施行した後、同一文書を通常の方法により発送した場合は、次により処理を行うものとする。
(1) 前項の規定によるファクシミリ文書又は電子メールによる施行時に文書収発簿を整理しているときは、当該文書収発簿には、そこに記載された発送日(収受文書に関して応答の処理を行ったものについては処理日)の上方に、かっこ書きで通常の方法による発送日を記載すること。
(2) ファクシミリ又は電子メールにより施行した決裁文書には、そこに記載された施行年月日の上方に、かっこ書きで通常の方法による発送の年月日を記載すること。
第5章 文書の保存、廃棄等
(文書の分類)
第27条 発生が予想される文書については、その内容の種別により、課長及び所長は、総務課長の承認を得て、あらかじめ分類項目(大分類項目、中分類項目及び小分類項目をいう。)を定め、文書分類表(第10号様式)を作成しておくものとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 前項の保存年限は、完結年度の翌年度から起算し、一定の項目ごとに定めるものとする。
(文書の整理)
第29条 未処理文書又は未完結文書は、適正に管理し、常にその所在及び処理状況がわかるようにしておくものとする。
2 完結文書は特別なものを除き、完結年度ごとに、次に整理するものとする。
(1) 一定の項目(以下この項において「項目」という。)ごとに文書ファイル等に整理し、その文書ファイル等には、ファイル名その他必要事項を表示すること。この場合において、当該ファイル文書量の多少により適宜分冊し、又は合冊するものとする。
(2) 2以上の項目に関連するものは、最も関係の深い項目を属させ、他の関連する項目の文書ファイルにその旨を記載すること。
(3) 事案が2年以上にわたるものは、完結した年度に属する文書として整理すること。
(文書の保管)
第30条 完結文書は、完結年度の末において精査を行い、翌年度の末日まで、課内又は所内において保管するものとする。ただし、保管を必要としないものは廃棄する。
3 保管文書は、課にあってはその文書管理主任、所にあっては当該所長の許可を得ないで、外部に持ち出し、又は関係職員以外の者に閲覧させ、若しくは写させてはならない。
(1) 前条第1項のただし書きの規定による文書の廃棄が行われた場合 当該文書の廃棄年月日を記入すること。
(2) 次条の規定による保管文書の置き換え等が行われた場合 次に掲げる事項を記載すること。
ア 同条第1号の規定による廃棄の年月日
イ 同条第2号の規定による置き換え先
(1) 保存年限を経過したものは、廃棄すること。ただし、なお継続して保管する必要があると認めるものは、この限りでない。
(2) 保存年限(1年を超えるものに限る。)を経過しないものは、本庁機関にあっては総務課長、所にあっては所長が管理する書庫に置き換えること。
(本庁機関における置き換え)
第33条 本庁機関における置き換えは、次により行うものとする。
(1) 置き換えを行う文書は、保存年限別に区分し、保存箱に収納するとともに、収納位置について、総務課長に協議すること。
(2) 総務課長は、前号の規定により協議を受けた文書の収納位置を決定し、当該保存箱整理番号を付番して関係課に指示すること。
(3) 関係課は、当該文書の保存箱を、前号の保存箱整理番号に基づき、書庫に収納し総務課長に引き継ぐものとする。
(所における置き換え)
第34条 所における置換えは、次により行うものとする。
(1) 置換えを行う文書は、保存年限別に区分し、保存箱に収納すること。
(2) 前号の保存箱の収納位置を決定し、これに保存箱整理番号を表示すること。
(3) 前号の保存箱整理番号に基づき、書庫に収納すること。
(保存文書の管理)
第35条 総務課長又は所長は、文書が適正に保存されるよう書庫を管理するものとする。
2 総務課長又は所長は、次により保存文書を管理するものとする。
(1) 永年保存文書は、完結年度別に耐火書庫に整理し、保存文書台帳(第12号様式)に登載して管理すること。ただし、完結年度別に整理することが適当でないと認められるものについては、その他適当な方法によることができる。
(2) 有期限保存文書は、保存年限満了年度別に書庫を整理し、ファイル管理簿により管理すること。
3 課長又は所長は、課又は所の所掌事務に異動があったときは、保存文書の取扱いについて総務課長に協議するものとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第36条 保存文書の閲覧及び貸出しを受けようとする職員は、保存文書借覧簿(第13号様式)により総務課長又は所長の承認を受けるものとする。この場合において、貸出しの期間は、総務課長又は所長が特に認めたもののほか、10日以内とする。
2 閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由があっても抜取り、差換え、書替え等をしてはならない。
(本庁機関における保存文書の廃棄)
第37条 総務課長は、保存期限を経過した保存文書について、あらかじめ関係課長に通知し、これを廃棄するものとする。ただし、関係課長から、なお継続して保存の必要がある旨の申し出があったときは、さらに3年を単位として保存することができる。
2 総務課長は、永年保存文書については、20年を経過するごとに関係課長と協議し、保存の必要がないと認めるものを廃棄することができる。
(所における保存文書の廃棄)
第38条 所長は、保存期限を経過した保存文書を廃棄するものとする。ただし、なお継続して保存の必要があると認めるものについては、さらに3年を単位として保存することができる。
2 所長は、永年保存文書については、20年を経過するごとに総務課長と協議し、保存の必要がないと認めるものを廃棄することができる。
3 前条第3項の規定は、所における文書の廃棄について準用する。
(文書廃棄の方法)
第39条 廃棄する文書のうち、印影その他で他に転用されるおそれのあるもの又は他に見せてはならないものについては、切断、焼却等の処置を行うものとする。
第6章 雑則
(文書保存の受託)
第40条 町長は、町の他の機関から当該機関の完結文書について保存の委託の申し出があったときは、保存年限が3年以上で当該年限を経過していないものに限り、これを受託することができる。
2 前項の規定による受託について必要な事項は、当該機関の長と協議して定める。
(委任)
第41条 この規程に定めがあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長が指示する。
附則
(施行期日)
1 この規程は平成17年5月1日から施行する。
(大熊町文書取扱規程の廃止)
2 大熊町文書取扱規程(昭和35年大熊町規程第5号。以下「旧規程」という。)は廃止する。
(経過措置)
3 文書収発簿による番号は、第21条第3項第2号の規定にかかわらず、平成18年3月31日までの間は、平成17年1月1日に起こされた旧規程第6条第2項に規定する一連番号に続く一連番号とする。
4 この規程の施行の際現に旧規程第34条第1項の規定により保管されている文書は、この規程第34条第1項の規定による置換えが行われた文書とみなす。
附則(平成19年6月18日規程第10号)
この規程は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
別表第1(第28条関係)
文書保存年限基準表
項目 | 文書保存年限 | ||||
永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | |
1 条例及び規則の制定又は改廃に関するもの | ○ | ||||
2 町政の総合企画に関するもの | ○ | ||||
3 町の沿革に関するもの | ○ | ||||
4 町の廃置分合に関するもの | ○ | ||||
5 町境界及び行政区域の変更又は未所属地域の編入に関するもの | ○ | ||||
6 議案の原議及び議会の議決報告書 | ○ | ||||
7 町長及び副町長の事務引継ぎに関するもの | ○ | ||||
8 職員の人事又は服務に関するもので重要なもの(総務課で担当するものに限る。) | ○ | ||||
9 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの(総務課で担当するものに限る。) | ○ | ||||
10 町有財産に関するもので重要なもの | ○ | ||||
11 訴訟に関するもの | ○ | ||||
12 大熊町広報等重要な刊行物 | ○ | ||||
13 重要な統計資料に関するもの | ○ | ||||
14 歴史資料として価値のあるもの | ○ | ||||
15 職員の長期給付又は恩給に関するもの | ○ | ||||
16 官報又は県報 | ○ | ||||
17 表彰及び儀式に関するもの | ○ | ○ | |||
18 直接請求、不服申立て、争訟等に関するもの | ○ | ○ | |||
19 告示及び訓令の制定又は改廃に関するもの | ○ | ○ | ○ | ||
20 原簿、台帳その他これらに類するもの | ○ | ○ | ○ | ||
21 許可、認可等の行政処分に関するもの | ○ | ○ | ○ | ○ | |
22 契約に関するもの | ○ | ○ | ○ | ○ | |
23 寄付受納に関するもの | ○ | ○ | ○ | ||
24 補助金等に関するもの | ○ | ○ | ○ | ||
25 事業計画及び実施に関するもの | ○ | ○ | ○ | ○ | |
26 報告、届出等に関するもの | ○ | ○ | ○ | ||
27 1から26までに掲げるもののほか、永年保存を必要とするもの | ○ | ||||
28 通達、運用方針等に関するもの | ○ | ○ | |||
29 17から26まで及び28に掲げるもののほか、10年保存を必要とするもの | ○ | ||||
30 工事に係る設計書その他これに類するもの | ○ | ○ | |||
31 監査、検査等に関するもの | ○ | ○ | |||
32 統計、調査、研究等に関するもの | ○ | ○ | |||
33 行政上の助言、勧告又は指導に関するもの | ○ | ○ | |||
34 会議、研修等に関するもの | ○ | ○ | ○ | ||
35 日報、日誌その他これらに類するもの | ○ | ○ | ○ | ||
36 19から26、28及び30から35までに掲げるもののほか、5年保存を必要とするもの | ○ | ||||
37 陳情、請願等に関するもの | ○ | ○ | |||
38 照会、回答等の往復文書 | ○ | ○ | |||
39 文書の収受、発送、処理に関するもの | ○ | ||||
40 21、22、25、30から35、及び37から41に掲げるもののほか、3年保存を必要とするもの | ○ | ||||
41 文書の収受、発送、処理に関するもの | ○ | ||||
42 34、35、37、38に掲げるもののほか、1年保存を必要とするもの | ○ | ||||
