○大熊町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成12年3月17日
要綱第5号
(趣旨)
第1条 この要綱は、大熊町電子計算機の管理運営に関する規程(平成3年大熊町訓令第1号。以下「規程」という。)に基づき、大熊町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第1条の2 この要綱において「戸籍情報システム」とは、住民税務課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(戸籍データ保護管理者)
第2条 規程第11条第2項の規定に基づき、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)は、住民税務課長をもって充てる。
(端末装置の管理責任者)
第3条 戸籍情報システムの端末装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、規程第11条第2項の規定にかかわらず、住民係長をもって充てる。
(パスワードの管理)
第4条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた業務の目的以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第5条 保護管理者は、管理責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の運用状況
(3) データの取扱状況
(4) 執務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第6条 端末装置の操作は、戸籍担当職員でなければすることができない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(戸籍情報システムに関するドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、戸籍情報システムに関するシステム設計書、プログラム仕様書、コード表等電算処理に必要な戸籍情報システムのドキュメントを整理し、所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 戸籍情報システムのドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、保護管理者の承認を受けなければならない。
(機器及び帳票等の保管)
第8条 保護管理者及び管理責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及び帳票を保管しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第9条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任職員及び住民係職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、戸籍事務管掌者の了承を得た後、これを実施しなければならない。新任職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(保安措置)
第10条 規程第22条の規定に基づき、保護管理者は、戸籍情報システムについて火災等の災害又は盗難等の事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、保護管理者は、災害又は事故が発生したときは、速やかに事故の経緯、被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(会議)
第11条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を設置する。
2 会議は、保護管理者及び管理責任者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、管理責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、住民税務課住民係において処理する。
附則
この要綱は、平成12年3月18日から施行する。
附則(令和6年8月1日告示第62号)
この告示は、公布の日から施行し、令和6年4月1日から適用する。
別表(第8条関係)
戸籍情報システムに係る機器及び帳票等の保管一覧
管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 | |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠のかかるサーバー機 ・使用記録リスト | サーバー機の鍵は、保護管理者が施錠のかかる保管庫に管理する。サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。保護管理者は使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
戸籍用クライアント | 端末装置管理責任者 | ・パスワードによる起動 ・使用記録リスト | クライアントを起動する者は、端末装置管理責任者の任命した職員がパスワードを入力し、起動させる。使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
受附データ等印字する書類 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安装置をソフト的に講じている。 |