○大熊町電子計算組織の管理運営に関する規程
平成3年3月22日
訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本町の電子計算組織の管理運営に関する基本的事項を定め、行政の近代化と効率化を推進するとともに、情報の保護管理の適正化を図り、もって住民福祉の向上に寄与することを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 大熊町個人情報保護条例(平成17年大熊町条例第2号。以下「条例」という。)第2条第2号に定める個人情報をいう。
(3) 電算処理 電子計算組織に情報を記憶させ、定められた基準に従いデータを処理することをいう。
(4) 端末装置 電子計算組織と通信回線により接続されているデータの入出力機器をいう。
(5) 記憶媒体 情報が電子的に記録されている磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスク等をいう。
(6) データ 電子計算組織に係る入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。
(7) パスワード 端末装置を操作することができる者であることを証明する識別符号(暗証番号)をいう。
(8) システム 電子計算組織を利用して事務処理を行うために必要な技法及び手続きの総体的な体系をいう。
(9) プログラム 電子計算組織を活用し、定められた一連の作業を指令するための手順を精密に記述したものをいう。
(10) 磁気ファイル 記憶媒体に記録されているデータ及びプログラムをいう。
(11) ドキュメント システム設計、プログラム作成及びシステム運用に関する記録及び文書をいう。
(12) オンラインシステム 電子計算組織と端末装置とを通信回線等で直結したシステムをいう。
(13) 適用業務 町の機関が所掌する電子計算組織により処理する事務をいう。
(14) 業務主管課 電算処理の適用業務を所掌する課及び室をいう。
(15) 利用課 他の業務主管課の所掌業務に係る磁気ファイルを利用する課及び室をいう。
(管理運営の基本)
第3条 電子計算組織を管理運営するに当たっては、行政の近代化と効率化を図り、住民の福祉の増進に努めるとともに、住民の基本的人権を尊重し、住民の個人的秘密を保護するように配慮しなければならない。
(電子計算組織運営委員会)
第4条 電子計算組織の適正な運営を図るため、大熊町電子計算組織運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、委員長、副委員長及び委員をもって組織する。
3 委員長は副町長、副委員長は総務課長をもって充てる。
4 委員は、企画調整課長、住民課長、税務課長及び出納室長をもって充てるほか、町長が吏員の中から任命する。
5 委員会は、専門的事項を調査審議させるため、部会を設けることができる。
6 部会の組織及び運営に関し必要な事項は、委員長が定める。
7 委員会の庶務は、総務課において処理する。
(委員会の所掌事項)
第5条 委員会は、次の各号に掲げる事務を所掌する。
(1) 電子計算組織の長期利用計画に関すること。
(2) 個人情報の保護に関する具体的な措置に関すること。
(3) 電子計算組織における機器の増設及び更新に関すること。
(4) 業務主管課の安全対策に関する基本的事項に関すること。
第2章 電算処理
(電算処理の要件)
第6条 適用業務として電算処理を行うことができる事務は、次の各号の一に該当するものでなければならない。
(1) 住民福祉の向上を図ることができるもの
(2) 労働の軽減を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) 事務処理の効率化を図ることができるもの
(5) 行政水準の向上を図ることができるもの
(電算処理の範囲)
第7条 本町の電算組織によって処理することができる事務の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 町の機関が所掌する事務
(2) 公益を目的とする団体の事務で、町民の福祉の増進に寄与し、かつ町民の基本的人権を侵害するおそれがないと町長が特に認めるもの
(電算処理の区分)
第8条 電算処理の区分は、次の各号に定めるところによる。
(1) 定例処理 定期的、継続的に業務を処理するもの
(2) 新規処理 新たに電算組織を利用して業務を処理しようとするもの
(3) 変更処理 定例処理のシステム及びプログラムを修正又は変更して業務を処理するもの
(4) 臨時処理 定例処理のデータを使用して、臨時的に業務を処理するもの
(電算処理の年間計画)
第9条 総務課長は、翌年度に処理する業務の年間計画書を毎年12月末日までに作成し、各課等の長へ通知するものとする。
2 総務課長は、前項に規定する計画書の作成に当たっては、あらかじめ委員会に協議しなければならない。
(データ使用の承認)
第10条 他の業務主管課の管理に係る磁気ファイルを利用して新規処理、変更処理又は臨時処理を行おうとする各課等の長は、あらかじめその利用について、当該業務主管課長の承認をデータ使用承認願(第1号様式)を用いて得なければならない。
第3章 データの保護管理
(データ総括保護管理者等)
第11条 電算処理に係るデータの保護管理に関する事務を統括管理するため、データ総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
2 総括保護管理者の事務の一部を取り行わせるため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、業務主管課の長をもって充てる。
(総括保護管理者の職務)
第12条 総括保護管理者は、電算処理に係るデータの保護に関する総合的な管理事務を所掌するものとする。
2 総括保護管理者は、電算処理に係る個人データの管理状況について、随時調査を行い個人情報が的確に管理されるよう指導・監督するものとする。
(データの保護管理)
第13条 保護管理者は、電算処理に係るデータの保護管理に当たり、漏えい、改ざん、滅失、き損、盗用その他の事故を防止するため、適切な措置を講じなければならない。
2 各課等の長は、個人の権利を侵すおそれのあるもので、かつ不要となったデータは、焼却、裁断その他の方法により処分しなければならない。
3 各課等の長は、データの保護管理について事故が発生した場合は、総括保護管理者に報告するとともに、速やかに必要な措置を講じなければならない。
(入出力帳票及び記憶媒体の管理)
第14条 入出力帳票の管理は、業務主管課の長が行い、記憶媒体の管理は、総務課長が行う。
2 総務課長及び業務主管課の長は、入出力帳票及び記憶媒体の受払い及び保管に関する必要な事項を台帳等の文書に記録しなければならない。
3 総務課長は、入出力帳票及び記憶媒体の授受に際し、必要な確認措置を講ずるとともに、処理後は直ちに業務主管課の長へ返却、所定の場所への格納又は廃棄の措置を講じなければならない。
4 業務主管課の長及び利用課の長は、個人情報に係る入出力帳票を所定の場所に保管する等適正に管理するとともに、不用となった入出力帳票は、焼却又は裁断の方法によって処分しなければならない。
(磁気ファイルの管理)
第15条 磁気ファイルは、その履歴を台帳に記録し、所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 総務課長は磁気ファイルのうちマスターファイル等の重要なものについては、その復元に備える措置を講ずるとともに、特に重要なものは予備ファイルを作成し、耐火金庫に保管する等保護の重要度に応じた厳正な管理に努めなければならない。
3 磁気ファイルの保管場所からの入出庫は、総務課の職員が行う。
(ドキュメントの管理)
第16条 総務課長は、システム設計書、プログラム仕様書、コード表等電算処理に必要なドキュメントを整理し、所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
第4章 個人情報の保護管理
(職員の責務)
第17条 職員は、電算処理に係る個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の電算処理を遂行するに当たっては、法令の規定を遵守するとともに、職務上知り得た個人情報を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(個人情報の外部提供の制限)
第18条 個人情報は、外部に提供してはならない。ただし、条例第8条第1項各号の規定による場合は、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により個人情報を外部に提供しようとするとき(法令に定めのある場合を除く。)は、業務主管課の長又は利用課の長は、当該提供について委員会に協議し、その意見を付して町長の決裁を受けなければならない。この場合において、提供しようとする者が利用課の長であるときは、あらかじめ当該個人情報を所管する業務主管課の長の承認を得なければならない。
(委託する場合の協議)
第19条 総務課長及び業務主管課の長は、個人情報の処理に係るシステムの開発の全部若しくは一部又は維持管理の一部を外部に委託しようとするときは、個人情報の保護に関する措置について、あらかじめ委員会の承認を受けるものとする。
2 外部の電子計算組織により個人情報の処理に関する事務を処理しようとする各課等の長は、その内容についてあらかじめ委員会に協議するものとする。
(個人情報の正確性の確保)
第20条 業務主管課の長及び総務課長は、常に個人情報の正確性の確保に努めなければならない。
(個人情報の訂正)
第21条 業務主管課の長は、個人情報の記録内容について、町民から訂正の申し出を受けたとき又は次項に規定する通知を受けたときは、当該個人情報の記録内容を正確なものに訂正する等適切な措置を講じなければならない。
2 利用課の長は、その事務の遂行に当たって個人情報の誤りを発見したときは速やかにその内容を当該個人情報を所管する業務主管課の長に通知するものとする。
第5章 電子計算機の保安措置
(保安措置)
第22条 総務課長は、火災等の災害又は盗難等の事故に備えて、電子計算機及び磁気ファイルの保管施設に必要な保安措置を講じなければならない。
2 総務課長は、電子計算機又は磁気ファイル保管施設に災害又は事故が発生したときは、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、当該施設及び磁気ファイルの復旧のための措置を講じなければならない。
第6章 端末装置の管理運用
(端末装置の管理)
第23条 端末装置の適正な管理運用を行うため、端末装置を設置する課等に端末装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、設置する課及び室の長をもって充てる。
2 管理責任者は、次の各号に定める事務を行うものとする。
(1) 端末装置に係る入出力情報の管理
(2) 端末装置の操作員の指名
(3) その他端末装置の管理等に関し、必要と認められる事項
3 管理責任者は、端末装置に事故が発生したときは、速やかに総務課長に連絡するとともに、復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(使用責任者の設置)
第24条 管理責任者は、端末装置の合理的な運用を図るため、使用責任者を置き、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 端末装置の起動及び停止の確認に関すること。
(2) 端末装置の操作及び安全の管理に関すること。
(3) その他管理責任者が特に指定する事項
(端末装置の操作)
第25条 端末装置の操作は、パスワードを登録された職員が行う。ただし、管理責任者が特に必要と認めたときは、操作員以外の者にあらかじめ登録されている番号を一時的に付与して操作させることができる。
2 端末装置の操作は、業務上最小限の範囲とする。
(端末装置の運用時間)
第26条 オンラインシステムにおける端末装置の運用時間は、次のとおりとする。
(1) 月曜日から金曜日まで 午前8時30分から午後5時15分まで
(2) 土曜日 午前8時30分から午後0時30分まで
(環境の整備)
第27条 管理責任者は、端末装置の操作作業域における照明、湿温度、騒音その他の環境について、常に端末装置の操作に支障のない状態に維持するよう努めなければならない。
(端末装置の操作指導)
第28条 管理責任者は、職員に対し端末装置の操作及び利用について必要な指導を行うものとし、必要があるときは、総務課長と協議して行うものとする。
(端末装置の活用)
第29条 各課等の長は、端末装置をオンライン処理以外に活用しようとするときは、端末装置使用記録簿(第3号様式)に記入して使用するとともに、システムを外部に委託して開発するときは、あらかじめ総務課長に協議するものとする。
2 総務課長は、必要に応じ端末装置の利用状況の報告を、管理責任者に求めることができる。
第7章 補則
(他の執行機関の利用)
第30条 町長は、町長部局以外の執行機関に電子計算組織を利用させることができるものとする。この場合における利用の手続きは、町長部局の業務主管課及び利用課の例によるものとする。
(経費の負担)
第31条 適用業務に係るシステムの開発及び維持管理に要する経費は、当該適用業務を所掌する業務主管課において負担するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、総務課長が業務主管課において負担することが適当でないと認める経費は、総務課において負担するものとする。
(指導研修)
第32条 当分の間、電子計算組織により事務を処理するために必要な職員の指導研修は、総務課が所掌するものとする。
(その他の必要な事項)
第33条 この訓令に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営について必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成3年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前になした電算処理については、この訓令の相当規定に基づいてなしたものとみなす。
(OA検討委員会等の廃止)
3 大熊町OA導入検討委員会は、廃止する。
附則(平成16年5月21日規程第5号)
この規程は、公布の日から施行し、平成16年5月1日から適用する。
附則(平成19年6月1日規程第9号)
この規程は、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成20年10月9日規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
